Conseils pour réussir votre gestion commerciale

Plusieurs enjeux entourent la gestion commerciale. Et il est important de ne pas se louper car la vie de l’entreprise en dépend. Pas de facturation, pas de chiffres d’affaires et pas de chiffres d’affaires, plus d’entreprise !
Il est donc vital de disposer d’une bonne gestion commerciale. On recherche un outil conforme à la règlementation, simple, rapide d’utilisation et qui respecte nos impératifs métiers.

La gestion commerciale est l’organisation que vous mettez en place au sein de votre entreprise pour gérer efficacement vos ventes et vos achats. Cette gestion doit être optimale, il serait mal venu d’envoyer deux factures pour une même prestation à un client ou de payer deux fois la même facture à un fournisseur. La gestion commerciale consiste donc en la gestion optimale des flux de documents.

Voici nos conseils pour bien gérer votre gestion commerciale

Définition

Certains entrepreneurs l’appellent comptabilité, c’est une erreur. La comptabilité c’est ce qui vient après la gestion commerciale.
De façon générale la gestion commerciale désigne le processus administratif d’achat et vente de produits ou de services. On y retrouve :
• La stratégie que vous avez mise sur pieds et décrite dans votre business plan : quel produit vendre, à quel prix, à quel client, pour quelle marge, acheté auprès de quel fournisseur, en quelle quantité ?

• La gestion de base de données prospects, clients et fournisseurs.
• La création et le design des documents commerciaux. On distingue alors les documents commerciaux destinés à la vente (devis, commande, bon de livraison, facture et avoir) des documents commerciaux destinés aux achats (demande de prix, commande fournisseur, réception fournisseur, facture fournisseur et avoir fournisseur). Petit aparté sur l’importance de soigner la présentation de ses documents qui reflètent votre image et que vous véhiculez auprès de vos partenaires commerciaux.
• Par extension tout ce qui concerne le référencement de vos produits et services achetés et vendus, ainsi que la gestion des stocks.

Définir une stratégie commerciale

Il peut y avoir une multitude d’axes à développer pour définir votre stratégie commerciale.

• Selon que vous soyez à la conquête de parts de marché,
• Selon que vous cherchiez à augmenter la satisfaction client,
• Selon que vous cherchiez à réduire vos coûts,
• Selon que vous cherchiez à lancer de nouveaux produits ou services,
• Selon que vous cherchiez à percer sur un nouveau secteur géographique.

Les décisions peuvent aussi venir du marché sur lequel vous vous positionner, luxe ou low cost, sur le secteur géographique d’implantation, à fort pouvoir d’achat ou non,…

Il y a donc une multitude d’axes à développer et une multitude de facteurs à prendre en compte.

De cette réflexion vient ensuite un plan d’action qui servira de base pour votre activité commerciale et vous permettra de prendre les décisions stratégiques adaptées à votre entreprise.

La gestion de base données prospects, clients et fournisseurs

Les fournisseurs tout d’abord. Il y a ceux qui concernent les frais généraux (électricité, gaz, téléphonie,…) et il y a ceux qui répondent à votre stratégie commerciale. Certains diront qu’il y a aussi l’état, mais on a dit qu’on n’en parlerait pas… 😉

Si vous achetez des produits à des grossistes pour les revendre dans une boutique par exemple, les produits que vous retiendrez répondront aux critères d’esthétiques, de praticité, de robustesse (…) que vous vous êtes fixé. Ils répondront aussi aux objectifs d’achats que vous avez décidés pour établir un prix de revente suffisamment attractif pour que les clients viennent et reviennent dans votre commerce. Le tout en sauvegardant vos marges car vous devez vivre de cette revente !

Il faut donc définir votre offre de produits ou de services et choisir les fournisseurs avec lesquels vous voulez travaillez. Vous les choisirez en fonction de la cohérence de leurs délais de livraison, des quantités minimales de livraison qu’ils vous imposent, de leurs prix et aussi de leur réputation sur le marché. Performance, image et finance sont les trois critères sur lesquels vous vous forgerez votre avis.

Quoiqu’il en soit toutes ces informations doivent être consolidées dans un outil pratique et rapide pour vous permettre de contrôler toute hausse tarifaire soudaine et maintenir un coefficient de marge suffisant.

La base de données prospects et clients

Nous avons tous commencé un jour !

De façon générale, nos premiers clients sont les amis et la famille, parfois les clients avec qui nous avons travaillé précédemment, avant de lancer notre propre affaire.

Ensuite il existe plusieurs voies pour se faire connaître et acquérir de nouveaux clients.
Classiquement, si vous travaillez en BtoC, vous lancerez des campagnes de communication dans la presse (journaux, radio, TV), sur les réseaux sociaux, vous distribuerez des flyers, vous créerez un site internet et proposerez des offres de parrainage à vos clients… Si vous travaillez en BtoB, il y a la prospection téléphonique ou physique, les réseaux d’affaires, la visibilité sur internet, la direction d’une équipe commerciale…

La politique d’acquisition de nouveaux clients que vous mettez en place doit impérativement se traduire en objectifs chiffrés… sinon il n’en restera qu’un doux rêve.

Dans un commerce par exemple, si vous connaissez votre panier moyen, combien d’acheteurs devez-vous avoir chaque jour ouvré pour réaliser vos objectifs de chiffre d’affaires et de marge ? Cette construction là fait aussi partie intégrante de la gestion commerciale.

Choisir un logiciel de gestion commerciale

Les clients affluent, vos bases d’articles sont correctement configurées, les articles sont sur les étagères, il s’agit désormais de livrer et de facturer. Pour un commerce la caisse enregistreuse est un incontournable, qu’il s’agisse d’une caisse physique ou d’un logiciel de caisse en ligne. Pour les métiers du BtoB où les ventes se traitent souvent en plusieurs étapes et chez le client, mieux vaut privilégier un outil logiciel qui permette d’établir des devis et commandes clients, de rédiger des bons de livraisons qui seront ensuite transformer en facture sans ressaisie.

Ces documents doivent refléter votre image. Ils doivent être beaux, clairs et respecter la règlementation en vigueur (intégrant toutes les mentions légales). Il en va de votre image ! et de ce que vos prospects et clients penseront de vous. Un document moche à l’encre baveuse, sur lequel n’apparait aucun détail, aucune date de livraison ou d’installation, un prix sans TVA et aucune possibilité de recours n’inspire pas confiance.

Beaucoup d’entrepreneurs font le choix de rédiger leurs factures sur Excel au début de leur activité, ce qui est interdit dans beaucoup de pays européens. Bien évidemment cette décision est dictée par le prix ou par le fait qu’ils ne savent pas quel outil pourrait correspondre à leurs besoins. Mais ce choix s’avère plus compliqué à assumer quand il s’agit de retravailler les clients historiques pour les inciter à acheter à nouveau… Et construire les actions commerciales en up-selling ou en cross-selling sans base de données est mission impossible, comme toute action de fidélisation.

Faire le choix d’un outil de facturation pour structurer votre approche commerciale c’est aussi :

• Ne pas s’emmêler dans les prix,
• Disposer d’une base de prospects, clients et fournisseurs pour construire le lendemain avec plus de précision,
• Avoir des documents commerciaux qui se numérotent automatiquement sans doublon ni erreur,
• Avoir des calculs de prix toujours justes et invariables car les cellules ne peuvent pas bouger,
• Savoir en un clic où en sont les encaissements clients et les règlements fournisseurs,
• Ne pas s’occuper de sauvegarder et prendre le risque de tout perdre,
• Faire autre chose de son temps libre que de l’administratif répétitif.

Si vous lancez votre activité vous trouverez des solutions de gestion commerciale qui vous reviendrons moins cher mensuellement (sauvegarde et support compris) que le prix d’une cartouche de cigarettes ; si vous n’êtes pas prêt à ce sacrifice, peut-être faut-il revoir votre business model.

Gérer les stocks

Tous les logiciels de gestion commerciale ne le proposent pas mais si vous vendez des produits et que vous avez plusieurs références articles, il est préférable de choisir une solution qui gère aussi les stocks.

Nous n’avons que deux conseils à prodiguer pour votre gestion de stock :

• Il ne doit y avoir sur vos étagères que ce que vous allez vendre. Ne surstockez pas, cet argent qui dort sur vos étagères coûte cher et ce n’est pas utile. Le fournisseur sera toujours d’accord pour vous en revendre plus tard, soyez sans crainte.
• Le meilleur produit que vous avez à proposer est celui que vous avez en stock !

Pour conclure

Le but d’un logiciel comme eKo CRM est de grandir avec vous et votre entreprise. La première licence regroupe toutes les fonctionnalités abordées ci-dessus et activer une nouvelle licence pour un second utilisateur ou plus ne nécessite pas de tout reprendre, vous lui affecterez un nouvel identifiant et un nouveau mot de passe, c’est tout.

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