Pourquoi adopter la signature électronique ?
- Pulsé le : 15 janvier 2024
- Catégorie : Conseils d’experts
Il s’agit d’une évolution technologique majeure à laquelle il est impossible d’échapper tant elle se répand rapidement. La signature électronique est un avantage non négligeable pour toute organisation, et nous allons voir pourquoi.
Accélérer et fluidifier le cycle de vente
Il n’y a rien de plus rébarbatif que les tâches administratives. C’est un travail laborieux, ennuyeux et qui fait perdre beaucoup de temps.
Jusqu’à présent la contractualisation se faisait de trois façons différentes :
• Courir chez le client pour lui faire signer les contrats.
• Envoyer les contrats par courrier et attendre que les client daigne les signer et les retourner.
• Envoyer les contrats au client par mail, attendre qu’il les imprime, les signe, les scanne et les renvoie par mail.
Ces méthodes font perdre un temps important car une validation contractuelle pouvait se faire sur plusieurs jours, voire plusieurs semaines.
Un des nombreux avantages de la signature électronique c’est de récolter la validation de votre client sans bouger de votre poste et en quelques secondes.
Améliorer l’expérience client
En adoptant la signature électronique vous améliorez le processus de signature qui en devient presque ludique pour votre client. Plus besoin de parapher chaque page, de courir après le tampon encreur … seuls quelques clics et le client retiendra que son fournisseur est une entreprise moderne et performante qui vit avec son temps. Rapide et efficace !
Economiser les tâches administratives
A la réception de contrats papier, il faut scanner l’ensemble des pièces, enregistrer les fichiers dans le bon répertoire du serveur informatique et puis classer les documents papier officiels à seule valeur légale dans un sacrosaint dossier suspendu. La signature dématérialisée nous fait oublier tout ça. Après validation de la part de votre client, les documents signés électroniquement s’archivent automatiquement à l’emplacement que vous avez désigné et il n’y a plus rien à faire que de vous occuper de livrer votre client. Sans compter l’économie sur les consommables, papier et frais d’impression…
La signature électronique apporte donc un vrai gain de productivité.
Réduire les coûts et l’impact environnemental
Courir derrière les clients pour récupérer un contrat ou un bon de commande prend beaucoup de temps et impose souvent de parcourir des dizaines de kilomètres, ce qui coûte cher, vous fait perdre beaucoup de temps et génère de la pollution.
La signature électronique simplifie et accélère ces processus, cela augmente de fait votre rentabilité.
Augmenter la valeur légale
Un contrat retourné par mail de la part d’un client ne dispose que d’une valeur juridique limité. En cas de conflit il ne constitue aucunement une preuve.
La signature électronique est conforme au règlement eIDAS n°910/2014 du 23 juillet 2014 qui a pour ambition d’accroître la confiance dans les transactions électroniques. Il établit un socle commun pour les interactions électroniques sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques.
La signature électronique confère une valeur juridique aux documents signés appuyé par le fait qu’une organisation certifiée atteste de l’identité du signataire, lie la signature à son auteur, et garantie l’intégrité des documents signés.
En plus d’apporter une valeur légale aux commandes de vos clients, il faut prendre en considération que la signature électronique permet aussi de limiter le risque managérial.
En effet, pour le cas où un collaborateur aurait envie d’imiter la signature d’un client, la signature électronique rend impossible cette pratique frauduleuse. Le risque d’imitation est désormais nul.
Deux protections juridiques qui ont leur importance.
Le déploiement d’une solution de signature électronique au cœur de votre workflow de vente permet à vos équipes d’abandonner les processus papier et de prendre des habitudes de vente plus efficaces.
