CRM vs Excel

A la création d’entreprise et pour des questions de budget ou d’habitude, il est souvent pratique d’utiliser un tableur. C’est un outil que tout le monde connaît et qui permet d’une part de consolider un nombre important d’informations et d’autre part de les trier pour engager des actions. Le tableur est alors utilisé à toutes les sauces. Il permet de comparer les prix des fournisseurs, de lister les prospects et clients de demain, de préparer l’arborescence de son futur site internet, et bien souvent de rédiger ses premiers devis et premières factures.

Un besoin = un nouveau fichier

Et puis c’est facile, dès que le fichier se montre incomplet, il suffit d’ajouter une colonne, puis une autre, une troisième, … jusqu’à obtenir une masse d’informations aussi énorme qu’inexploitable. D’autant qu’il va falloir les tenir à jour !

Le tableur se positionne alors comme un outil connu et souvent tentaculaire. Il reste cependant difficile d’exploitation. Il est facile de lister les coordonnées de mes prospects et clients, moins évident de les tenir à jour dans tous mes fichiers tableur sans en oublier. Facile de reporter une à une les adresses mails et un à un les numéros de téléphones mobiles de mes clients ; moins évident de les exporter pour leur envoyer une communication générale ou une news. Toujours très facile de rédiger une facture, jusqu’au moment où il faudra la retrouver pour le comptable sans que l’on sache exactement dans quel répertoire et sous quel nom elle a été enregistrée.

Alors la société prend de l’ampleur, l’effectif s’accroit, les habitudes des équipiers diffèrent, chacun apportant son savoir et sa culture. La comptabilité choisit un outil de facturation, le marketing une solution d’envoi d’emailing, l’équipe commerciale s’accorde sur une solution de gestion de portefeuille d’affaires… et chaque service crée son univers, indépendamment de ce que fait l’autre.

Les données initialement présentes dans les tableurs ont parfois été importées, les outils ont été multipliés, très souvent les coûts aussi. Le savoir n’est donc pas partagé, la cohésion est inexistante et il devient compliqué de monter des plans d’actions inter services, inter compétences.

Et puis un jour on comprend l’utilité de la centralisation.

• Un logiciel CRM (Customer Relationship Management), intervient dans chaque étape du cycle de vente. Il vous offre une meilleure gestion de vos contacts, une identification et une définition précise des profils de vos contacts, une organisation optimisée de la communication entrante et sortante, un suivi des commandes et factures, une possibilité d’anticiper l’évolution de votre marché, une organisation et une assistante technique personnalisée.
• Un logiciel ERP (Enterprise Ressource Planning) permet le suivi comptable, la gestion des stocks, la gestion des fournisseurs, la gestion des ventes, …

Il existe aussi d’autres solutions qui mêlent les fonctionnalités de CRM et d’ERP comme eKo CRM.

Alors vos informations sont accessibles à chaque utilisateur, en fonction de ses droits. Chaque service intervient selon son périmètre sur une seule et même base de données.

Toutes les entreprises devraient démarrer avec eKo CRM !