CRM et droits d’accès utilisateurs

Utiliser un logiciel CRM qui partage les informations ne veut pas forcément dire que tout le monde a accès à tout sans réserve. Avec une gestion des droits d’accès, chaque utilisateur alimente les bases de données et ajoute des informations dans l’outil et la tient à jour. C’est pourquoi il est important de choisir une solution CRM permettant de cloisonner les accès des utilisateurs et vous permet de gérer des droits par utilisateur.

Quelles sont les restrictions à prévoir ?

Dans un CRM, il doit être possible d’accorder des droits :

• en création de données,
• en consultation de données,
• en suppression de données,
• en export de données.

Les restrictions et autorisations sont donc différentes par utilisateur. Par exemple dans une même entreprise, certains utilisateurs pourront créer des fiches de contacts (des commerciaux par exemple), d’autres n’auront la possibilité que de les consulter (des assistants ou des techniciens), et d’autres encore pourront les exporter sur des feuillets Microsoft Excel® (la direction). Les droits des utilisateurs doivent pouvoir se gérer individuellement ou par groupe (profil) d’utilisateurs.
Outre le fait de conserver une certaine confidentialité entre utilisateurs tout en travaillant sur des données uniques, la gestion de droits est particulièrement utile :

• Pour des utilisateurs aux fonctions et responsabilités différentes. On limitera alors l’accès de chacun aux fonctionnalités qui lui seront utiles,
• Pour faire respecter la territorialité des utilisateurs. Et faire en sorte que des commerciaux ne soient pas tentés d’explorer les dossiers de leurs collègues par exemple.
• Pour limiter les accès au périmètre de travail de chacun et éviter à des utilisateurs de cliquer frénétiquement sur des accès au logiciel qui ne leur sont pas accessibles, car non autorisés,
• Pour limiter le risque de fuite de données avec les entrées et sorties de personnel,
• Pour limiter le risque d’erreur de saisie dans les prix de vente par exemple,
• Pour des entreprises travaillant conjointement sur des bases de données identiques.

Pour conclure