Gérer son calendrier et celui de ses équipes

Le module Calendrier sert à gérer les agendas de tous et de tout. Il concerne donc les utilisateurs de eKo mais peut aussi servir à la gestion d’équipements mutualisés (salle de réunion, matériel électronique, véhicule, autre).

Plus que de pointer les rendez-vous avec vos clients, il vous permet aussi d’organiser des rappels, et de classer les différents évènements qui comblent votre semaine selon une légende commune à chacun des utilisateurs de votre société. Nous ne parlons donc pas de rendez-vous dans la gestion du Calendrier, mais d’évènement.

1. Créer un évènement

La création d’un évènement peut se faire de deux manières : depuis une fiche contact (Particulier, Société ou Fournisseur) ou directement depuis votre calendrier.

Depuis une fiche contact :
1. Première étape : Connectez-vous sur eKo via votre identifiant et mot de passe (vous pouvez utiliser votre ordinateur ou le support de votre choix : tablette, téléphone…).
2. Rendez-vous sur une fiche contact (depuis la barre de recherche par exemple).
3. Cliquez sur le bouton Créer, puis sélectionnez Événement, en haut à droite. Vous pouvez également cliquer sur l’icône calendrier située sur l’encart du contact directement.
4. Et voilà, eKo ouvre votre agenda, prêt à enregistrer un nouvel évènement.

Depuis votre calendrier :
1. Première étape : Connectez-vous sur eKo via votre identifiant et mot de passe (vous pouvez utiliser votre ordinateur ou le support de votre choix : tablette, téléphone…).
2. Rendez-vous sur le module Calendrier dans la barre de navigation à gauche.
3. Choisissez une date, puis directement dans le planning, créez un nouvel Événement.
4. Et voilà, eKo ouvre votre agenda, prêt à enregistrer un nouvel évènement.

2. Interface et options de l’agenda

L’interface de l’agenda offre une vue claire et structurée de votre planning. Votre agenda est prêt à enregistrer un événement pour le contact souhaité. Vous retrouverez :

1. Le planning hebdomadaire, paramétré sur 1, 5, 6 ou 7 jours.
2. La notification qui rappelle le nom du client pour lequel vous positionnez un évènement. Elle se trouve dans le cartouche en bas en centre de l’affichage.
3. Le semainier qui vous permet de visualiser et de sélectionner les semaines passées et à venir.
4. Le sélectionneur pour voir les agendas de vos collègues.
5. La fonction Impression pour imprimer votre planning sur une journée ou plusieurs jours, en bas à droite.

La fenêtre Nouvel Événement s’ouvre, laissant apparaître le nom du client pour lequel vous positionnez un évènement. Complétez les champs.

Votre évènement est enregistré et positionné sur la grille du planning.

La durée de l’évènement peut être allongée ou réduite en jouant sur le curseur.

Et la fonction glisser-déposer permet de le repositionner sur le planning de la même semaine ou un autre jour du mois en le glissant-déposant sur le jour désiré du semainier.

3. Synthèse des évènements

L’ensemble des évènements positionnés avec un client sont listés sur sa fiche client dans l’onglet Événement. Les cinq derniers en lecture immédiate, l’ensemble des évènements de la relation client reste accessible dans l’onglet Historique.

Un seul coup d’oeil, vous pouvez voir qui a créé l’évènement, à quelle date et toutes les informations nécessaires dans la zone Commentaire.

Conclusion

Le module Calendrier du CRM eKo est un véritable atout pour une gestion efficace de vos activités et celles de vos équipes. Que ce soit pour planifier des évènements, coordonner des ressources ou suivre les interactions avec vos clients/fournisseurs, cet outil vous offre toute la flexibilité et l’organisation nécessaires pour optimiser votre temps.