Vous encaissez de l’espèce ?

Vous êtes artisan ou commerçant et vous encaissez régulièrement vos clients en espèces, vous avez l’obligation légale de tenir un livre de caisse, cahier de caisse ou un journal de caisse.

Vous enregistrez des opérations d’encaissement ou de décaissement lorsque vos clients paient vos produits ou services en espèces. Vous allez devoir mettre en place les bonnes pratiques pour assurer le suivi que vous impose la règlementation, et cela passe par la tenue d’un cahier de livre de caisse papier, ou l’utilisation d’une caisse enregistreuse ou encore d’un logiciel de caisse conforme.

En fait vous êtes assujetti à cette obligation dès lors que vous manipulez de l’espèce dans le cadre de votre activité professionnelle, car il s’agit du seul mode paiement qui ne laisse pas de trace électronique que les services fiscaux puissent retrouver facilement.

Voyons de quoi il s’agit et comment eKo CRM peut vous aider à respecter la règlementation.

Livre de caisse, journal de caisse, de quoi parle-t-on ?

Il s’agit d’un document comptable répertoriant quotidiennement et de façon chronologique et détaillée, les opérations effectuées en espèces (entrées ou sortie d’argent). Grâce à ce document vous assurez un suivi de caisse régulier pour faciliter la préparation de vos états financiers et bilans, et pouvez justifier des flux d’espèces (preuve comptable) en cas de contrôle de l’administration fiscale.

En France, depuis la loi de finances applicable au premier janvier 2018, tous les professionnels assujettis à la TVA qui utilisent un système de caisse ou un logiciel de caisse, doivent s’assurer qu’il répond impérativement aux critères d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Cette conformité doit être prouvée par un certificat délivré par le fournisseur de la solution. Attention pour les commerçants français, le cas particulier des instruments de mesure réglementés, comme les balances munies d’un dispositif de mémorisation des règlements, qui doivent aussi répondre à ces obligations de conformité. De façon générale à partir du moment où vous pointez vos encaissements et décaissements en utilisant une solution électronique et que vous manipulez de l’espèce, alors les mouvements d’espèces doivent être suivis en utilisant un journal de caisse.

Pour savoir si vous êtes assujettis à cette règlementation :

A Luxembourg la règlementation est moins contraignante mais impose tout de même aux commerçants la tenue d’une comptabilité appropriée.

Quels risques encourus en cas de non-respect des obligations ?

Les risques encourus sont nombreux et leurs conséquences peuvent être lourdes pour votre activité :

• Sanctions et amendes
• Rejet de la comptabilité
• Redressement fiscal

Il est donc primordial de satisfaire aux exigences réglementaires et assurer une bonne gestion de caisse dans votre structure.

Que contient le livre de caisse ?

Le livre de caisse ou journal de caisse doit renseigner toutes les informations concernant toutes les transactions réalisées en espèces (achat ou vente). On y retrouve :

• Numéro de document.
• Le solde de la caisse à l’ouverture de la journée (solde de la veille lors de la fermeture)
• Le détail par transaction : jour de la transaction, libellé de la transaction, l’identité du client ou du fournisseur, les montant HT et TTC de la transaction, le taux de TVA applicable.
• Le solde de la caisse à la fermeture de la journée (montant à reporter le lendemain)

Pensez à contrôler votre solde de caisse quotidiennement pour rechercher les erreurs avec plus de facilité.

Quelle différence entre un Z de caisse et un journal de caisse ?

Le Z de caisse est un rapport de clôture journalier qui synthétise toutes les transactions de la journée et réinitialise la caisse.

Le livre de caisse, quant à lui, enregistre de manière continue toutes les transactions en espèces, entrées comme sorties, sans réinitialisation quotidienne.

Comment eKo CRM vous aide-t-il à gérer les espèces ??

Effectivement quel rapport peut-il y avoir entre un logiciel de gestion client et l’obligation de devoir tenir un journal de caisse.  C’est très simple !

eKo CRM intègre un module de gestion de devis/facture et permet le pointage de vos encaissements, et les utilisateurs émettent des factures au format A4. Mais pour nos utilisateurs (commerçants ou artisans) qui permettent à leurs clients de payer en espèces, eKo intègre aussi un module de caisse (avec des fonctionnalités de caisse enregistreuse simples, notamment la possibilité d’utilisation avec une douchette, lecteur optique) et un journal de caisse permettant l’enregistrement et le suivi des espèces.

Ces utilisateurs sont des commerces cavistes, SSII, artisans chauffagistes, … ils apprécient de pouvoir gérer l’ensemble de leurs encaissements dans un solution unique : CB, chèque, espèces, …

Conclusion