La numérisation des bons d’intervention

Les bons d’intervention sont très utilisés par les équipes techniques pour conserver une trace de leur passage chez un client et sont très importants à plusieurs titres. Ils sont indispensables de toute opération de maintenance ou de tout dépannage. Au sein de l’entreprise, ils attestent du travail effectué par l’intervenant. La trame à suivre apporte un cadre au travail à effectuer pour assurer que les instructions soient suivies à la lettre.

Vis-à-vis du client, ils apportent une traçabilité nécessaire pour prouver la bonne exécution des tâches, des temps consacrés et des matériaux utilisés. Il s’agit de documents synthétiques et formels qui permettent au client de savoir avec précision ce qui s’est passé sur son installation. Et une fois les bons d’intervention signés, ils servent de base à la facturation et limitent ainsi les litiges.

Contenu d’un bon d’intervention

De façon générale, au moment de l’arrivée du technicien un bon d’intervention contient les informations suivantes :

• Coordonnées du client : nom – prénom ou raison sociale bien sûr, mais aussi l’adresse de facturation.
• Une date d’intervention et un horaire prévisionnel.
• Une adresse d’intervention, un numéro de téléphone pour le cas où le technicien devrait prévenir d’un retard ou ne trouverait pas l’adresse, ainsi que toutes les informations pouvant s’y rapporter : étage, digicode,…
• Un descriptif de l’intervention prévue selon la demande formulée initialement par le client : référence de l’équipement à maintenir ou réparer, âge dudit équipement…
• Le matériel dont l’intervenant devra se munir pour son intervention.

Au cours de son intervention, le bon devra être complété :

• Des travaux réalisés.
• Du temps passé.
• Des pièces détachées éventuellement placées chez le client.
• D’un statut d’intervention selon qu’elle soit terminée pour être facturée, ou qu’il faille revenir en cas de complications…
• La signature du client.

Pourquoi numériser un bon d’intervention ?

Concrètement, rien n’oblige à ce qu’un bon d’intervention soit numérisé pour être considéré comme conforme. Vous êtes donc libre de choisir le support souhaité (papier ou logiciel sur smartphone ou tablette).

La numérisation consiste à assurer une traçabilité rigoureuse des interventions. Cette traçabilité est primordiale pour prouver le respect des engagements contractuels et satisfaire aux obligations légales. Nous conseillons donc la digitalisation des comptes rendus d’intervention qui vous fera gagner du temps et augmentera votre productivité.
Fini les bons papiers qui trainent dans les véhicules des techniciens et ne seront jamais facturés (perte de chiffre d’affaires pour la société),

La digitalisation des bons d’intervention eKo CRM

À chaque type d’intervention (dépannage, révision, maintenance, …) eKo CRM vous permet d’associer un ou plusieurs modèles de documents que le technicien devra compléter au moment de l’intervention en y ajoutant des photos, la signature du client, …

Une fois l’intervention placée dans l’agenda du technicien, il reçoit une notification qui l’informe. Il prend en charge cette intervention sur son smartphone ou sur sa tablette, se laisse guider jusqu’à son lieu d’intervention (Google Maps, ou Waze) puis démarre son intervention. Un à un, il complète les formulaires sur son terminal qui remonteront automatiquement sur eKo CRM au bureau à la fin de l’intervention. Les champs renseignés par le technicien serviront à reconstruire le document mis en page au format A4 en PDF qui sera transmis au client pour attestation. L’intervention peut alors être facturée.

Avec eKo, c’est simple et en seulement 4 étapes ! 

Conclusion

Avec l’option eKo Intervention, les techniciens disposent d’un accès on-line et off-line en mobilité pour traiter leurs interventions. Les documents générés sont personnalisés aux couleurs de l’entreprise et les données remontées permettent un suivi en temps réel de l’activité.