Pourquoi votre expert-comptable vous envoie toujours des mails incompréhensibles… et comment les décrypter ?

Entre les sigles, les délais, les relances et les pièces jointes mystérieuses, vous vous demandez peut-être si vous parlez vraiment la même langue. Rassurez-vous : c’est normal, et il existe des astuces pour mieux comprendre. Voici un petit guide de décryptage, pour ne plus paniquer quand votre expert-comptable vous écrit.

Pouvez-vous me transmettre les écritures justificatives du journal d’achat du mois dernier ?

Traduction : Envoyez-moi les factures et les justificatifs qui prouvent que vous avez bien dépensé cet argent.
Le réflexe à avoir : Créez un dossier (idéalement dans votre logiciel de gestion) où vous archivez tous vos justificatifs au fur et à mesure. Cela vous évite de tout chercher le 28 du mois. Sur eKo, par exemple, vous pouvez tout historiser dans une bibliothèque.

Attention, vous êtes en dépassement de vos acomptes de TVA, je vous invite à anticiper la prochaine déclaration.

Traduction : Vous avez payé moins de TVA que prévu, il va falloir régulariser bientôt. Préparez-vous psychologiquement et financièrement.
Le réflexe à avoir : Notez la date de votre prochaine échéance dans votre agenda et vérifiez votre trésorerie dès maintenant.

Merci de m’adresser le rapprochement bancaire actualisé.

Traduction : J’ai besoin d’un tableau qui compare vos relevés de banque et votre comptabilité, histoire de vérifier que tout correspond.
Le réflexe à avoir : Si votre logiciel de gestion commerciale intègre un module bancaire, activez-le. Cela évite bien des prises de tête.

Pouvez-vous confirmer le lettrage des comptes clients ?

Traduction : Avez-vous bien vérifié que vos clients ont réglé leurs factures, et que ces paiements sont correctement affectés ?
Le réflexe à avoir : Faites un point régulier sur les factures payées et celles qui ne le sont pas. Votre trésorerie vous remerciera. Autant vous dire qu’avec eKo c’est une affaire de quelques secondes.

N’oubliez pas de provisionner vos charges à payer.

Traduction : Mettez de côté l’argent nécessaire pour les charges à venir (URSSAF, impôts, etc.) afin d’éviter les mauvaises surprises.
Le réflexe à avoir : Planifiez vos charges dans un tableau simple ou un CRM/ERP qui calcule automatiquement les provisions.

Je vous relance concernant l’inventaire du stock au 31 décembre.

Traduction : Envoyez-moi la liste de ce qu’il vous reste en stock, sinon je vais devoir l’inventer, et ça ne va pas vous plaire.
Le réflexe à avoir : Faites (au moins) un inventaire précis chaque année et archivez-le. Sur eKo c’est simple comme bonjour.

Merci de valider la balance avant clôture.

Traduction : Vérifiez que tous vos comptes sont corrects et que rien n’a été oublié avant qu’on ferme l’exercice.
Le réflexe à avoir : Prenez 30 minutes minimum pour relire tranquillement le document, c’est plus simple que de tout corriger après.

Conclusion

Votre expert-comptable ne cherche pas à vous parler en code secret : il suit simplement des obligations réglementaires. Mais avec les bons outils et quelques habitudes simples, vous pourrez enfin répondre à ses e-mails sans appréhension. En choisissant eKo vous centralisez vos factures, vos justificatifs et votre suivi client, pour gagner du temps et éviter les oublis. Votre expert-comptable vous dira merci (et vous comprendra mieux aussi).