Documents commerciaux, la charte des bonnes conduites !

Nos conseils

Le respect de la règlementation

Dans certains pays, sous certaines conditions, il est obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation qui impose le respect de la règlementation. En France par exemple, les différentes lois de finances modifient régulièrement les obligations. Il y a quelques il y devenait obligatoire par exemple que la génération des factures se fasse de façon chronologique en date et en numérotation. L’arrivée prochaine de la facturation électronique impose d’autres éléments.

Des modèles de documents uniformes

Créez des modèles standards (des « Template ») pour les différents types de documents commerciaux. Chaque modèle doit inclure les informations obligatoires (dénomination sociale, N° de Registre du Commerce, forme juridique, N° de TVA, mentions légales…) et respecter la charte graphique de votre entreprise (logo, typographie, couleurs…).

Un processus de validation avant envoi

Mettez en place des process clairs au sein de votre société pour la validation des documents. Cela garantit que chaque document est vérifié et conforme avant d’être envoyé aux clients ou partenaires.

Archivez !

Utilisez des solutions de stockage sécurisées et assurez-vous que les documents sont facilement accessibles en cas de besoin.

Formez et sensibilisez

Formez vos employés aux bonnes pratiques. La sensibilisation à l’importance de la charte des bonnes conduites est cruciale pour son respect et son efficacité.

Pour conclure

Soyez un bon professionnel avec des documents commerciaux personnalisés et qui répondent aux normes. L’utilisation d’un ERP/CRM facilite grandement cette gestion, offrant des outils puissants pour automatiser, centraliser et suivre vos documents en temps réels. Adoptez eKo pour vous assurer une gestion cohérente, conforme et sécurisée de vos documents commerciaux, renforçant ainsi la confiance et la satisfaction de vos clients.

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